Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Dans un contexte où les entreprises cherchent à simplifier leur gestion et à réduire leurs coûts, la facture électronique apparaît comme une solution incontournable. Cet article vous explique en détail ce qu’est une facture électronique et en quoi elle diffère des factures papier traditionnelles, ainsi que les avantages qu’elle présente pour les entreprises et les administrations. Il aborde également les obligations légales et fiscales liées à la dématérialisation des factures, et les outils disponibles pour faciliter la transition vers une gestion électronique de la facturation.

Définition et différences avec la facture papier

La facture électronique est une facture dématérialisée, c’est-à-dire qu’elle n’est pas éditée sur un support papier mais sous un format électronique. Elle reprend les mêmes informations qu’une facture papier : les coordonnées des parties concernées, la description des biens ou services vendus, les montants, la TVA et les conditions de paiement.

Le passage de la facture papier à la facture électronique implique un changement dans le traitement des données. En effet, avec la facturation électronique, les données sont directement intégrées dans votre système comptable, ce qui permet une gestion automatisée des informations et une réduction des erreurs de saisie.

Avantages de la facturation électronique pour les entreprises

La facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises.

• Tout d’abord, elle permet de réaliser des économies sur les coûts de traitement et d’archivage des factures. La suppression du papier, des enveloppes et des timbres, ainsi que la réduction du temps consacré à la saisie manuelle des données, permet une diminution significative des dépenses.
• De plus, la facturation électronique est un moyen d’accélérer le processus de paiement et d’améliorer la trésorerie de l’entreprise. En effet, une facture électronique est instantanément envoyée au client, ce qui réduit les délais de réception et de traitement.
• Enfin, la dématérialisation des factures participe à la modernisation des entreprises et à leur transition vers un modèle plus écologique et responsable. Elle contribue également à la sécurisation des données, grâce à l’utilisation de solutions de chiffrement et d’authentification.

Obligations légales et fiscales liées à la dématérialisation des factures

Depuis la réforme de 2019, la dématérialisation des factures est devenue une obligation pour les entreprises qui travaillent avec les administrations françaises. Cette obligation concerne également les factures adressées entre assujettis à la TVA, avec un déploiement progressif selon la taille des entreprises.

Cette réforme a pour objectif d’accélérer la transition vers la facturation électronique et de simplifier les échanges entre les entreprises et l’administration fiscale. Pour être en conformité avec la législation, les factures électroniques doivent respecter certaines règles, notamment en matière d’authentification, d’intégrité et de conservation des données.

Les formats de factures électroniques et plateformes disponibles

Plusieurs formats de factures électroniques existent, parmi lesquels l’UBL (Universal Business Language) et le Factur-X, ce dernier étant le format privilégié en France. Ces formats permettent une interopérabilité entre les différentes solutions de facturation électronique et les systèmes comptables.

Pour faciliter la transition vers la facturation électronique, plusieurs plateformes de dématérialisation se sont développées, parmi lesquelles Chorus Pro, la plateforme publique de l’Etat, ou encore des solutions proposées par des prestataires privés. Ces plateformes permettent la gestion, l’échange et l’archivage des factures électroniques entre les entreprises et l’administration.

Les enjeux de la dématérialisation des factures pour les entreprises

La dématérialisation des factures représente un enjeu majeur pour les entreprises, non seulement en termes de conformité légale et fiscale, mais aussi en termes de compétitivité et de performance. La facturation électronique permet de se démarquer des concurrents et d’attirer de nouveaux clients, en proposant un processus de facturation plus rapide, fiable et respectueux de l’environnement.

Également, la dématérialisation des factures favorise la digitalisation des entreprises et l’adoption de nouveaux outils de gestion, tels que les logiciels comptables ou les solutions de gestion électronique des documents (GED). Ces outils permettent d’améliorer la productivité et la réactivité de l’entreprise, en simplifiant l’accès aux informations et en facilitant le traitement des données.

Mise en œuvre de la facturation électronique

Pour passer à la facturation électronique, vous devrez dans un premier temps choisir le format de facture électronique adapté à votre entreprise et vous assurer que votre système comptable est compatible avec ce format. Ensuite, vous pourrez sélectionner la plateforme de dématérialisation qui convient le mieux à vos besoins, en tenant compte des critères tels que la compatibilité avec vos outils de gestion, les fonctionnalités offertes et les coûts associés.

Il est également important de former vos collaborateurs à l’utilisation de ces nouveaux outils et de mettre en place des procédures claires pour la gestion des factures électroniques. Enfin, n’oubliez pas de vérifier régulièrement la conformité de vos factures avec les exigences légales et fiscales, afin d’éviter tout risque de sanction ou de litige.

Les obligations de conservation des factures électroniques

Il est essentiel pour les entreprises de bien comprendre et respecter les obligations de conservation liées aux factures électroniques. En effet, l’administration fiscale peut exiger la présentation des factures en cas de contrôle, et il est donc crucial de les conserver de manière sécurisée et accessible.

Les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée minimale de 6 ans à compter de la clôture de l’exercice auquel elles se rapportent, conformément à la législation en vigueur. La conservation doit garantir l’intégrité des données, la lisibilité des factures et la possibilité de les présenter sous leur format d’origine en cas de contrôle.

Pour assurer une conservation optimale, les entreprises peuvent recourir à des solutions de gestion électronique des documents (GED), qui permettent de stocker, d’organiser et de rechercher facilement les factures électroniques. Certaines plateformes de dématérialisation proposent également des services d’archivage électronique sécurisé, respectant les normes en vigueur en matière de conservation des données.

La signature électronique et l’authentification des factures électroniques

Afin d’assurer l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques, l’administration fiscale impose l’utilisation de la signature électronique. Cette dernière permet d’attester de l’identité de l’émetteur de la facture et de garantir que le document n’a pas été altéré après son émission.

La signature électronique repose sur l’utilisation de certificats numériques, qui sont délivrés par des prestataires de services de confiance (PSCo). Ces certificats doivent respecter le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) qui encadre les services d’identification électronique dans l’Union européenne.

Ainsi, pour émettre des factures électroniques conformes, les entreprises doivent s’équiper d’un certificat de signature électronique et intégrer cette fonctionnalité à leur processus de facturation. De nombreuses plateformes de dématérialisation proposent des services de signature électronique intégrés, simplifiant ainsi la mise en place de cette obligation.

L’accompagnement des TPE et PME dans la transition vers la facturation électronique

La facturation électronique peut représenter un défi pour les petites et moyennes entreprises (TPE et PME) qui n’ont pas forcément les compétences ou les ressources internes pour mettre en place les changements nécessaires. Pour les aider dans cette transition, plusieurs dispositifs d’accompagnement ont été mis en place.

Le portail public Chorus Pro offre notamment un ensemble de services gratuits aux TPE et PME pour émettre et recevoir des factures électroniques. Ce portail permet aux entreprises de s’adapter progressivement aux obligations de facturation électronique, tout en bénéficiant d’un outil simple et performant.

Par ailleurs, des organismes et des prestataires privés proposent également des formations et des conseils pour accompagner les TPE et PME dans la mise en place de la facturation électronique. Ces formations permettent de mieux comprendre les enjeux, les obligations et les avantages de la dématérialisation des factures, ainsi que les outils disponibles pour faciliter cette transition.

Conclusion : l’importance de la facturation électronique pour les entreprises en 2023

La facturation électronique est devenue incontournable en 2023, et il est essentiel pour les entreprises de se conformer aux obligations légales et fiscales en la matière. En adoptant la facturation électronique, les entreprises peuvent réaliser des économies, améliorer leur gestion et se positionner de manière compétitive sur le marché.

Pour réussir cette transition, il est important de choisir les formats de factures électroniques adaptés, de mettre en place des solutions de dématérialisation performantes et de respecter les obligations de conservation et d’authentification des factures. Enfin, les TPE et PME peuvent bénéficier des dispositifs d’accompagnement et de formation pour faciliter leur adaptation à cette nouvelle réalité.

N’attendez-plus pour moderniser votre processus de facturation et rejoindre l’ère de la facturation électronique !